As melhores sugestões para um evento perfeito

Garantir um evento perfeito é uma tarefa que exige planejamento e cuidado. Muitos organizadores acabam criando experiências que não são agradáveis para o público pois, cometem erros comuns de organização. 

Certas sugestões que muitas pessoas dão não são as melhores para quem deseja arrasar na feira, workshop, confraternização, congresso, simpósio, convenção ou qualquer outro evento que esteja organizado. 

E para te ajudar a não cometer esses erros e garantir a melhor experiência, nós listamos as melhores sugestões para organizadores. 

1. Sempre coloque tudo no planejamento e fale diretamente com todos os envolvidos

Planejamento é fundamental em qualquer evento, não importa o porte ou segmento. E absolutamente todas as informações referentes a ele precisam estar nesse documento. 

Quando as coisas estão escritas, há uma margem menor para interpretações incorretas. Além disso, é importante também sempre falar diretamente com todos os envolvidos, como fornecedores e staff. 

Uma dica, utilize ferramentas de projetos para compartilhar o planejamento e possível alterações ou atualizações dele. 

1. Faça check-lists para não se perder

As listas são mais uma das sugestões para garantir um evento perfeito. Elas ajudam na organização e evitam que você acabe esquecendo de alguma tarefa ou elemento importa. 

Por isso, não deixe de fazer check-lists para todos as etapas. Desde o planejamento para não deixar passar alguma questão essencial, até no dia do evento em si. 

1. Crie cronogramas

Os cronogramas são grandes aliados para quem deseja um evento perfeito. 

Isso porque, por meio deles, você consegue definir prazos e assim evitar atrasos ou que tudo fique para cima da hora. 

É preciso ter em mente que quanto mais para cima da hora você deixa as tarefas do evento, maiores são as chances de erro. Sem contar que o preço de serviços também aumenta. 

Por isso, tenha cronogramas que te ajudem nessa tarefa de organização.

E uma dica adicional, vale à pena utilizar ferramentas tecnológicas que te lembrem dos prazos com diferentes períodos de antecedência. Assim, você pode criar notificações uma semana, 3 dias e no prazo final para ter certeza que tudo estará dentro do combinado. 

1. Dê uma atenção especial para a questão de segurança 

A segurança é um dos aspectos mais importantes dentro de qualquer evento. 

Não só para garantir que tudo funcione do jeito que foi planejado, mas até mesmo para a tranquilidade dos convidados.

Não aposte em amadores quando o assunto é garantir a segurança do local. Contrate apenas empresas do ramo e que realmente possa disponibilizar profissionais treinados e capacitados. 

1. Muito cuidado ao escolher os fornecedores 

Os fornecedores são parte fundamental de qualquer evento. Afinal de contas, são eles que garantem os produtos e serviços. Desde a comida até os brindes. 

Então, sempre garanta que você está contratando o que há de melhor no mercado. Você precisa ter certeza que o fornecedor em questão pode realmente atender às suas necessidades dentro do prazo necessário e sem sair do budget. 

Vale fazer uma ampla pesquisa e até mesmo pedir recomendações para encontrar empresas e prestadores de serviços qualificados para te ajudar nessa empreitada. 

1. Foque na divulgação através de diferentes meios de comunicação

A divulgação é um dos elementos mais importantes, uma vez que é ela que vai garantir que o seu evento chegue até o público. 

Logo, o ideal é que você foque em diferentes estratégias. Desde a criação de um convite virtual, até um evento no Facebook e anúncios nas redes sociais. 

Apostar apenas no boca a boca é um grande erro nos dias atuais. Lembre-se, vivemos em plena Era Digital, então você precisa estar nos principais meios da web.

Inclusive, você pode investir em um bom serviço de assessoria para garantir que o seu evento saia nos principais portais e sites de notícias do segmento. A credibilidade que esses veículos de comunicação transmitem ainda tem grande peso dentro da web. 

Mas, dependendo do seu nicho, também vale investir em divulgação através de influenciadores e meios mais informais. 

1. Treine seu staff para garantir a melhor experiência para os participantes

O seu staff precisa estar totalmente preparada no dia do evento, inclusive para possíveis imprevistos.

Por conta disso, é fundamental treinar a equipe com antecedência. Desde o pessoal da segurança até as recepcionistas, todos precisam estar alinhados para o grande dia.

Para isso, coloque reuniões de treinamento e alinhamento dentro do planejamento e do cronograma. Assim, você terá a certeza de que terá pessoas realmente preparadas no grande dia. 

1. Não se esqueça do orçamento

Lembre-se, você precisa realizar o evento perfeito, mas dentro do orçamento que foi previsto. 

Ultrapassar esse limite pode acabar prejudicando o seu negócio, mesmo que o evento seja um sucesso. Afinal, as contas não irão bater. 

Por isso, sempre tenha o limite de preço para tudo. Desde a locação do local até o pessoal da segurança. 

E, claro, deixe parte do valor separado para possíveis imprevistos ou variações de valores de serviços e produtos. Assim é possível evitar sair do budget. 

1. Atenção a montagem do evento

A montagem é uma das etapas mais importantes dentro de qualquer evento. E por isso ela precisa de uma atenção especial, desde o planejamento até a escolha de fornecedores. 

Por isso, é importante dedicar um foco maior para a escolha do local onde você vai realizar o seu evento, e todos os detalhes logísticos que envolvem a execução dele. Inclusive, nós temos um artigo completo que também pode te ajudar nesse aspecto. Confira aqui. 

1. Sempre considere cada detalhe do seu evento através do olhar do convidado 

Quando você considera o seu evento sob o olhar de um convidado, fica mais fácil identificar detalhes que precisam ser ajustados para uma experiência melhor. Isso porque, você consegue pensar em cada necessidade do público, e assim oferecer as melhores soluções.

Então, pense no seu evento como se você fosse o convidado e nunca deixe nenhum detalhe, por menor que possa parecer, passar. 

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