fbpx

Checklist de eventos corporativos: saiba o que não pode faltar

Eventos
(Last Updated On: 1 de fevereiro de 2017)

Sem dúvidas, um evento de sucesso requer um planejamento impecável! E uma das principais ferramentas utilizadas para essa finalidade é o checklist de eventos corporativos.

O checklist, ou lista de verificação, é extremamente útil para garantir que as atividades sejam realizadas no prazo, além de ser essencial para ajudar na organização de qualquer tipo de evento. Logo, um checklist funcional contempla todas as tarefas necessárias para a realização de um evento.

No entanto, ele pode ser variável, sendo necessárias adaptações a cada planejamento. Portanto, no texto de hoje vamos te mostrar os itens básicos e imprescindíveis para você fazer sua lista de verificações e não deixar nenhum detalhe de fora. Acompanhe!

Descreva as principais informações do evento

Para dar início à organização do evento, inicie sua planilha com o nome, a data e o local onde será realizado. Além disso, é fundamental saber qual é o público estimado, para que os recursos definidos sejam satisfatórios para a quantidade de pessoas.

Também é importante deixar claro o objetivo da empresa com essa atividade. Assim, você poderá planejá-la com foco nos resultados.

Divida seu checklist em categorias

Para montar um checklist de eventos corporativos eficiente, é indicado dividi-lo em categorias. Dessa forma, conseguimos ter mais controle sobre cada uma das áreas e, até mesmo, dividir melhor as responsabilidades entre a equipe.

Nessa primeira etapa, você deve incluir tudo o que será necessário para o evento acontecer, desde estrutura, 010passando por materiais e até recursos humanos.

Contratos e outros documentos

A primeira categoria do checklist deve ser sobre os contratos e outros documentos referentes ao evento. Como são muitos fornecedores, é fácil esquecermos quem já nos enviou o contrato ou não.

Então, evite sofrer imprevistos e prejuízos por conta da falta de um contrato. Liste se o contrato já enviado, se está assinado pelas partes e a data da assinatura.

Estrutura e material de apoio

Nessa categoria será incluído todo o esqueleto ou alicerce do evento. Mesas e cadeiras, sonorização e iluminação, decoração, e itens de segurança, como extintores.

Já o material de apoio é bastante variável, dependendo do tipo de evento, mas pode incluir cestos de lixo, rádios de comunicação e lista de convidados, por exemplo.

Recursos humanos

Elabore uma relação de todos os profissionais que deverão ser contratados para a atividade, como palestrantes, recepcionistas, mestre de cerimônias, fotógrafos, equipe de filmagem, garçons, equipe de limpeza e segurança.

Após as contratações, adicione ao checklist todas as informações referentes a cada um dos fornecedores: nome da empresa, nome do responsável, e-mail e telefone.

Comunicação e divulgação

Essa categoria é importantíssima — afinal, sem comunicação as pessoas não saberão sequer da existência do evento. Ela compreende a produção de convites, o contato com assessoria de imprensa para divulgação do evento, e todos os recursos necessários para sua promoção, como vídeos, fotos e material gráfico.

E não deixe de incluir também a produção de crachás, para facilitar a organização dos participantes.

Hotéis e Transporte

Caso seus convidados venham de outras cidades, é fundamental ter um hotel parceiro para indicar. Se possível, opte por uma acomodação próxima ao local do evento. Assim, os convidados ficam mais independentes.

Caso não seja possível, garanta que haverá veículos para transportá-los da hospedagem até o espaço de eventos. Quanto a isso, alguns hotéis oferecem serviços de translado, que podem facilitar bastante o seu trabalho.

Melhores Mochilas para Brindes

Alimentos e bebidas

Com o público estimado, você poderá já definir a quantidade de alimentos e bebidas necessários.

Tenha uma cópia do cardápio escolhido e não se esqueça de avaliar o que o buffet dispõe e o que deverá ser providenciado por você. Isso envolve não apenas louças, talheres e taças, mas até mesmo fogões e freezers.

Conforto e tecnologia

Em lugares quentes, é imprescindível que o espaço ofereça refrigeração adequada para que os convidados fiquem confortáveis. E não se esqueça de incluir em sua lista de verificação o teste dos ares-condicionados e das tomadas.

Avalie também a possibilidade de disponibilizar acesso Wi-Fi e carregadores para os celulares dos presentes.

Brindes

Defina o tipo de brinde ideal para seu evento e o coloque no checklist. Descreva a quantidade necessária e as datas de aprovação e entrega.

Além disso, é importante lembrar que, no local do evento, deverá haver algum tipo de suporte para esses brindes. Então, pense em como eles serão distribuídos e onde ficarão alocados antes disso.

Pós-evento

No pós-evento, algumas atividades devem ser realizadas — e isso também deve constar no seu planejamento. Sendo assim, inclua itens como: agradecimento aos participantes, pesquisa de satisfação, disparo de fotos e vídeos do evento, entre outros.

Apesar de já ter passado a adrenalina do grande dia, é fundamental avaliar a performance de todos os envolvidos e pensar em melhorias para os próximos eventos. E essa fase também envolve a prestação de contas e os relatórios, especialmente se o evento tiver sido patrocinado por investidores.

Portanto, não se esqueça de registrar outras informações importantes, como o número de pessoas convidadas, o número de pessoas presentes, o custo por convidado, o custo final de cada fornecedor e os custos por fase do evento.

Controle prazos e pagamentos

Por fim, para cada uma das contratações é importante controlar os prazos e pagamentos. Quanto a isso, os prazos envolvem tudo o que deverá ser entregue antes do evento e, também, no seu dia.

Então, combine com cada fornecedor o horário de chegada e saída e inclua em seu checklist. Isso evita desencontros e correrias de última hora. E o mesmo vale para os pagamentos que você deverá realizar.

Lembre-se: esquecer um pagamento pode comprometer o cumprimento dos serviços contratados, por isso, evite atrasos.

Enfim, como vimos, o checklist de eventos corporativos é uma excelente ferramenta para acompanhar o andamento das atividades. Ele garante que tudo saia como planejado e que você não tenha surpresas no dia do evento.

No entanto, para que ele seja eficaz, é importante atualizá-lo constantemente. Afinal, não basta criar sua planilha e não fazer o acompanhamento diário das tarefas.

São muitos itens à serem lembrados, não é mesmo? E, certamente, cada evento tem suas peculiaridades. Por isso, mesmo os mais experientes podem se esquecer de algum item importante se não tiverem uma boa lista de verificações. Então, evite esse risco!

E aí, gostou do post? Tem outras dicas para montar um bom checklist de eventos corporativos? Que item não pode faltar nos eventos da sua empresa? Deixe-nos o seu comentário e compartilhe conosco!

 

 

Posts anterior
Próximo Post

No Comments

Leave a Reply