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AUTOMATIZAÇÃO DE EVENTO

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Marcelo Laureano Pinto

Sistema de Cadastramento

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Quando automatizar meu evento?

Nos eventos de médio e grande porte a automação é indispensável, agora quando falamos de eventos menores, com menos de 500 participantes, fica a dúvida: Preciso automatizar meu evento? Quais os benefícios? E o custo?
Então, vamos às respostas:

Preciso automatizar meu evento?
Esta decisão deve ser avaliada e tomada por cada organizador, levando em conta os benefícios que você obterá com a implantação destes sistemas, as facilidades que estará oferecendo aos participantes e a si próprio e o recurso financeiro necessário.
Abaixo cito de maneira sucinta as principais vantagens que você pode obter implantando um sistema de automação.

Quais os benefícios?

Os principais benefícios são a facilidade, a comodidade e o gerenciamento de informações, tais como:

Os inscritos podem acessar o site do evento que deve conter todas as informações como: público alvo, todas as atividades, palestrantes, valores e formas de pagamento, dias, horários, local, hospedagem, agência de viagens, formas de contato, enfim tudo que o participante possa necessitar.

Também deve haver uma ficha de inscrição, com um sistema que tenha mecanismos de controle necessários para gerar um banco de dados com informações coerentes e confiáveis, além de gerar cobranças on-line via boleto e/ou cartões de crédito. Este sistema também deve conter uma área gerencial, onde o organizador tem acesso a todos os relatórios e listagens necessárias, além do gerenciamento financeiro, controle de vagas em cursos e outras necessidades específicas de cada evento.

Com estas ferramentas você consegue ampliar horizontes, sendo localizado em sites de busca, pode manter as informações sobre o evento sempre atualizadas e seu banco de dados sempre íntegro.

Desta forma facilitamos bastante tanto para quem faz quanto para quem recebe a inscrição, pois o inscrito pode acessar o site e fazer sua inscrição de qualquer lugar e em qualquer horário, sem nenhuma interferência ou contato direto com a organizadora do evento.

E o custo?

Claro que o custo sempre deve ser avaliado, portanto quando estiver efetuando sua planilha de custo do evento solicite um pré-orçamento para empresas de automação e coloque em sua previsão.
Atualmente as empresas de automação oferecem bons sistemas a custos acessíveis, sendo que diversas vezes se você levar em conta todo o tempo gasto nos controles manuais que terá que fazer (envio e recebimento de fax e e-mail, digitação de fichas, geração e envio de boletos, manutenção de planilhas de controle, etc) ou até mesmo contratar uma pessoa somente para fazer estes controles o valor investido nestes sistemas retornam facilmente e até geram economia ao invés de custo.
Também devemos levar em conta alguns benefícios intangíveis, onde o retorno pode aparecer a médio e longo prazo, pois os participantes irão perceber que seu evento está informatizado e acompanhando os avanços tecnológicos disponíveis no mercado.

O que a empresa de automação pode me oferecer?

O objetivo de toda empresa de automação deve ser o de oferecer sistemas que facilitem para o participante do evento fazer sua inscrição, além de controles de acesso em palestras, feiras, bilheterias, restaurantes, locais restritos, etc, e também que facilite o organizador no que se refere ao acesso a informações corretas, de forma rápida e confiável.

Além dos participantes e organizadores, também temos os expositores, montadores e prestadores de serviços que podem ser atendidos com sistemas de automação do manual do expositor, facilitando o preenchimento de formulários e recolhimento de taxas, além de também facilitar o gerenciamento pelo organizador.

Com a utilização destes sistemas você consegue padronização das informações, maior qualidade e eficiência nos processos administrativos, operacionais e financeiros e principalmente fidelização de seus clientes em virtude da qualidade de informação obtida e da facilidade na utilização dos sistemas.

Quais os cuidados que devem ser tomados na implantação do sistema de cadastramento?

O principal cuidado é escolher uma empresa de automação com experiência nesta área, que tenha comprovadamente sistemas de qualidade, que se encarregue de efetuar as personalizações necessárias ao seu evento e tenha prazos adequados a esta implantação.

Após a definição da empresa, você deverá definir detalhadamente todas as regras necessárias para o preenchimento da ficha de inscrição, valores, prazos, atividades, formas de pagamento e seu funcionamento com protocolos, recibos, aprovações, etc.

A forma de cobrança merece uma atenção especial, no que se refere à homologação dos boletos, que geralmente é rápida, mas principalmente quando existe a necessidade de cartões de crédito, pois esta homologação costuma ser bem morosa.

O organizador deve, ainda, se atentar para a falta de definição de regras para o credenciamento e verificar se os sistemas cumprem tudo o que foi acordado com a empresa de automação através de testes antes da divulgação do site, para que não tenha nenhum imprevisto no futuro.

Quais os recursos disponíveis para antecipar o credenciamento?

O organizador não necessita fornecer nenhum recurso, pois a empresa de automação é quem deve fornecê-los. A única indicação seria ter um domínio próprio (www.nomedoevento.com.br) registrado e hospedado, assim, mesmo após o término do contrato com a empresa de automação o organizador continuará com o site do evento em seu nome para futuras edições.

Como faço o controle de visitação em meu stand?

Primeiro o expositor deve avaliar qual público pretende atingir: somente quem tiver interesse por algum produto, todos que passaram pelo estande, etc.
Definido a necessidade você deve contratar este serviço com a empresa responsável pela automação do evento, informando como pretende uti

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