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LOCAIS PARA EVENTOS

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Érica Miele

Locais para eventos

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Pessoas reunidas, emoção, valores estéticos, sabores inesquecíveis, parcerias seladas, abraços fraternos, negócios fechados.
Organizar eventos é viabilizar sonhos, prever o imprevisível, concretizar idéias, nada pode dar errado.
O que parece ser tão simples requer prática, agilidade e profissionalismo!
Para ajudar a transformar o seu evento num grande sucesso seguem algumas dicas:

A - Na hora de CONTRATAR O ESPAÇO devemos levar em conta as seguintes questões:

1 - Visite o Espaço para checar acesso (localização e fluxo) e estado de conservação;

2 - Cheque quais equipamentos e mobiliários disponiibilizam, se possuem fornecedores cadastrados (estes podem facilitar a sua vida), valores e obrigatoriedade na contratação dos mesmos;

3 - Avalie a Infra-estrutura do local para recepção dos convidados, atrações (estrutura de camarins ou salas de apoio) e realização do serviço de alimentos e bebidas bem como equipe de apoio que o Espaço fornecerá no dia do evento (limpeza, segurança, recepcionista, eletricista, entre outros) durante a montagem e realização do mesmo;

4 - Verifique se o espaço comporta confortavelmente o número de convidados que pretende receber de acordo com serviço escolhido (ex: mesas redondas no caso de jantar);

5 - Cheque se a infra-estrutura do local atende o perfil do evento (ex: se tiver show o espaço precisa ter ou viabilizar a montagem de palco bem como equipamentos de som e luz da atração);

6 - O mesmo deve estar com as Licenças e Liberações em dia (Alvará de Funcionamento expedido pela Prefeitura, Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiro e Licença da Vigilância Sanitária (se for o caso));

7 - Informe-se quanto ao buffet (vide item B);

8 - Verifique as normas e procedimentos do local bem como o tempo que terá para realização da montagem do evento e prazo para desmontagem;

9 - Defina a logística do evento em função do formato do espaço (chegada, serviço, atração, finalização) e posteriormente o cronograma do evento;

Importante:

1 - Caso o evento seja realizado em espaço aberto (ao ar livre) tenha sempre um Plano B (cobertura ou área coberta);

2 - Ar condicionado é fundamental;

3 - Manter um Gerador em stand by é sempre a garantia da continuidade do evento em casos de falta de energia;

4 - Se precavenha para casos de excesso de bebidas e eventuais emergências mantendo estrutura médica de apoio até o término do evento (ambulatório / posto médico e ambulância);

5 - Verifique se o local possui convênio com Estacionamento, caso não, contrate.

B- CONTRATAÇÃO DE SERVIÇO DE ALIMENTOS E BEBIDAS

1 - Informe-se quanto ao buffet, se é próprio, terceirizado ou ainda se permitem que vc contrate um de sua preferência;

2 - Verifique taxas e valores adicionais como taxa de rolha para fornecimento de bebidas, taxa de cozinha para uso da estrutura do espaço, necessidade de montagem de estrutura, etc..

3 - Buffet deverá estar em dia com licenças e taxas como vigilância sanitária e laudo técnico de dedetização;

4 - Solicite que o buffet contratado (caso não seja credenciado) efetue visita ao local para checar necessidades e logística e certifique-se que a quantidade de atendentes que o mesmo utilizará para realizar o seu evento é adequada ao serviço proposto;

5 - Mobiliário e enxoval estão contemplados no valor do espaço ou do Buffet? Caso não, deverão ser orçados e contratados à parte;

6 - Agende uma degustação para que você possa escolher e experimentar o que será servido no evento lembrando que é sempre muito charmoso finalizá-lo com uma belíssima mesa de café;

7 - Não se esqueça dos convidados vegetarianos, coquetel deverá ser balanceado e demais serviços deverão prever opção sem carne para atendê-los (normalmente trabalhamos com massa ou risoto por terem ampla aceitação). Caso opte por serviço em buffet ou estações solicite que os pratos estejam devidamente identificados;

8 - Atenção com Camarão e Frutos do Mar em geral, pois podem causar reações alérgicas;

9 - Certifique-se da duração do serviço, alguns locais trabalham por período determinado e ao término do mesmo cobram por hora adicional ou encerram o serviço com os convidados ainda no local;

10 - Combine que o serviço contratado atenderá até 10% do número de convidados confirmados, por segurança, o adicional é pago posteriormente;

11 - Monitore o número de confirmações e mantenha o espaço atualizado, pois os mesmos programam a montagem, locação de materiais e dimensionam alimentos, bebidas e funcionários com base nesta informação;

C - INFORMAÇÕES IMPORTANTES

Formalize TODAS as negociações por escrito seja através de Contratos no caso do Espaço, Buffet e Atração Artística (normalmente contratações de alto valor e muitas especificações), seja por meio de Cartas Acordo (demais fornecedores como flores, ambientação, decoração, etc...) com atenção especial para cláusulas de pagamento, desistência e rescisão;
Após a definição do Espaço dê início a contratação dos demais fornecedores como Buffet, Convites, Atração artística, DJ, Cenografia, Ambientação, Decoração, Performáticos, Flores, Paisagismo, Lembranças, entre outros...lembrando que o Evento é o conjunto da obra, todos os detalhes devem ser pensados para encantar os convidados mas que apesar disso, o Evento deve expressar e imprimir a personalidade e estilo do dono, seja ele pessoa física ou jurídica !

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