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MONTAGEM DE ESTANDES PARA EVENTOS COMERCIAIS

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Gilberto Vasconcellos

Montagem de Estandes

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O estande é um elemento chave para o sucesso das empresas na empreitada de participação de um evento comercial. Obviamente ele é necessário, deve oferecer segurança e condições ideais de utilização para que a empresa participante expositora possa se concentrar nas atividades comerciais e de marketing, durante o evento.

Como garantir que esse estande possa atingir esta meta? As montagens ocorrem em período reduzido e não há disponibilidade de tempo para correções, trocas ou qualquer outra intervenção, após o início do período de montagem, e imprevistos sempre acontecem...

Desta forma, o momento da contratação da Montadora de Estandes é de extrema importância.

A questão passa por várias etapas e a primeira é a elaboração de um projeto específico, normalmente oferecido pelas empresas montadoras sem compromisso. Cada montadora apresentará um projeto diferente, baseado em seu know-how e nas necessidades dos clientes. Alguns cuidados e providências são importantes para a definição de contratação, a saber:

Elaboração de briefing

A coisa mais importante para que um projeto de estande esteja de acordo com as necessidades do cliente é o briefing detalhado: os projetistas precisam ter o máximo de informações para elaborar o layout ideal.

Primeiramente informe sua localização na planta do Evento, assim como sua área e forneça junto com o briefing qualquer manual de expositor ou informação fornecida pela promotora do evento. Tente contar um pouco da história da empresa através de um texto em seu briefing. Como são seus produtos? Como precisa expô-los – em vitrines, prateleiras, meias vitrines, vitrines baixas tipo balcão, balcões , slat-walls , etc e tal ...? Se seus produtos forem específicos tecnicamente, forneça todos os dados como peso, dimensões, características de funcionamento (elétricas-potência, voltagem; ar comprimido; etc e tal).

Os ambientes que precisa: salas de reunião, salas VIP, depósitos, copa, bar, área de atendimento, balcão de recepção.

Ambientes fechados, ambientes abertos, ambientes refrigerados (quando o pavilhão não é).

Comunicação visual: fornecimento de logotipos, utilização de imagens, projetores ou telas, campanhas.

Seleção de montadoras para a concorrência

Procure uma montadora idônea. Como fazer isso?

As montadoras sindicalizadas – SINDIPROM – têm maior probabilidade de corresponder a essa característica. São estas as montadoras que expõem melhor ao mercado suas especialidades e estas são as empresas estabelecidas com as melhores probabilidades de oferecer bons serviços.

Obtenha informações sobre as montadoras a escolher, principalmente na própria Promotora do evento, mas não faça um leilão. Não será producente na hora da decisão, além de mostrar maior objetividade na busca de uma boa empresa.

Peça alguns orçamentos, sugiro uns 3 e pergunte sobre os prazos de apresentação. Leve em consideração a melhor relação custo-benefício e não somente o preço ou somente o aspecto gráfico do projeto e faça sua decisão.

Período de produção

Todo e qualquer estande será preparado com antecedência.

Um período de pelo menos 15 dias antes do início da montagem é o tempo mínimo necessário para que esta montagem seja preparada convenientemente.

Costuma-se dizer nos bastidores das montadoras que o sucesso de uma montagem depende mais do cliente do que da montadora. Como assim?

O fornecimento de toda documentação e toda informação depende do cliente.

O preenchimento dos formulários dos manuais de expositor, os documentos exigidos pela promotora do evento, o cumprimento dos prazos dos mesmos, o fornecimento de logotipos e outras peças gráficas (digitais, por exemplo). As montadoras têm experiência e podem orientá-lo, desde que peça esta ajuda e comprometa-se a completar as suas etapas.

Lembre-se que um dos documentos existentes em 90% dos casos e que é extremamente necessário é o “Termo de responsabilidade”, onde o cliente determina ao promotor qual é a empresa responsável pela montagem, transferindo a ela as responsabilidades pela montagem do estande. Outro documento que pode ser exigido é a ART – Anotação de Responsabilidade Técnica - um documento exigido pelo(s) CREA(s) Estadual (is) - Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura e Agronomia, para execução de qualquer obra ou serviço relacionado.

Entregue à montadora cópias de todas as taxas pagas exigidas pela promotora, o que facilita na hora de iniciar os trabalhos em pavilhão, evitando atrasos desnecessários.

Combine com a montadora os prazos de montagem e a entrega do estande, nem que seja parcialmente pronto, para decoração do mesmo.

A Montagem

O período de montagem é curto, via de regra. Dependendo do evento varia de 2 a 5 dias de montagem.

Não adianta querer ver o estande no primeiro dia de montagem. Nada estará pronto neste dia, por isso é importante combinar com a montadora qual o melhor dia e horário para ver alguma coisa. É aconselhável fazer uma visita ao Pavilhão durante a montagem, se possível, um dia antes da decoração, para ver se as coisas estão saindo como planejado, pois alterações são muito complicadas nesta hora.

É preciso entender que todos estão trabalhando com o mesmo intuito, mas os serviços de montagem são planejados em série, com vários profissionais envolvidos – tapeceiros, montadores, eletricistas, carpinteiros, pintores, arte-finalistas, limpeza, mobiliário, buffets, segurança etc e tal..., portanto, evite ansiedade e acredite que se houver colaboração por parte do expositor, o estande deverá ficar pronto !!

Imprevistos podem acontecer, é claro. O importante na hora do imprevisto é ter calma e paciência para que as dificuldades possam ser superadas a tempo, e isso com certeza acontecerá, pois é a finalidade de todos os envolvidos.

Providencie um vigia para seu estande, a partir do momento que vai deixá-lo decorado, caso seus produtos tenha valor,

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