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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO É FUNDAMENTAL

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Luiz Leite

Organização de Eventos

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Não existem certezas em um evento. Tudo pode dar certo, mas um pequeno deslize pode estragar tudo aquilo que foi preparado e organizado com antecedência.

Daí a importância da contratação de uma agência com know how e background que está apta a organizar o evento integralmente. Desde a sua criação e planejamento, até o estudo prévio das vantagens e desvantagens que o local oferece, além dos pontos fortes e fracos das instalações e da produção do evento.

Dessa forma, o contratante (cliente) estará mais seguro que seu evento será realizado de forma completa e que estará sob a responsabilidade de uma empresa capacitada.

Também é fundamental a perfeita sintonia e comunicação entre as pessoas que irão de encarregar da organização, montagem e operação do evento. Todo planejamento deve levar em consideração a concepção, a avaliação e execução, já que o volume de detalhes e informações é muito grande e tudo pode ser modificado a qualquer momento.

Fazer uma visita técnica ao local escolhido para o evento e checar todos os detalhes relevantes como instalações sanitárias e elétricas, áreas de escape, pontos de água e internet e dimensões do espaço são alguns aspectos que não podem passar despercebidos.

Mesmo assim, coisas não previstas podem acontecer. Lembro-me de um evento que aconteceu fora de São Paulo, que tinha como objetivo o lançamento de alguns produtos para área de vendas de uma empresa. Criado para o público interno da corporação, o evento era muito importante.

O local foi contratado pelo próprio cliente e o papel da CC&M era de assessoria de sonorização e projeção de imagens. Para que tudo desse certo fizemos testes na noite anterior ao início do evento. Às 23 horas tudo estava checado e me recordo que a energia do local funcionava com geradores. Pontualmente às 7 horas, do dia seguinte, todos os equipamentos foram ligados. A energia já não era mais de geradores, mas essa mudança aparentemente não causou problemas.

Mesmo com tudo pronto e testado, alguns problemas começaram às 9 horas, exatamente quando outros eventos aconteciam simultaneamente no local. Praticamente todos usavam microfones sem fio e algumas frequências coincidiram. Felizmente, tudo foi resolvido, pois a agência possuía microfones de diversas frequências e estava com técnicos de plantão.

Acho que o mais importante nesse relato é a lição de que, ao organizar um evento, as pessoas envolvidas não podem se preocupar somente com o próprio evento quando não estiverem ocupando com exclusividade o local onde ele é realizado e sempre estar preparado para situações adversas. Um diferencial que só os profissionais especializados e empresas qualificadas possuem.

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