A principal causa de problemas em um evento, como em muitos aspectos da vida, é a distância entre uma expectativa e o que foi realmente entregue. O tamanho desta diferença representa, na mesma proporção, a dimensão da encrenca que você vai precisar administrar.
Evento é um ambiente onde o tempo é sempre exíguo e a improvisação sujeita a falhas. Portanto, essas possibilidades devem ser minimizadas através de ações preventivas, de um famoso plano B, às vezes até mesmo um C, quando as chances de ocorrências forem significativas.
Selecionei algumas das piores sugestões que possuem alto potencial de gerar verdadeiras catástrofes no seu evento. Você pode achar um absurdo, mas elas são presentes em muitas ocasiões. Elas, e muitas outras ainda.
Vamos deixar esse assunto para resolver mais tarde.
Em geral os problemas mais difíceis são os que demandam mais tempo para serem solucionados. Deixá-los para última hora é postergar um problema que terá menor chance de ser resolvido e uma menor disponibilidade dos fornecedores. Não deixe para depois um desafio que não está conseguindo resolver agora. A vítima com certeza será você mesmo.
JÁ INFORMEI AS ALTERAÇÕES POR TELEFONE. ELES ESTÃO SABENDO DE TUDO
Tanto o contrato com seus fornecedores, quanto todas as alterações solicitadas no projeto original, devem ser feitos sempre por escrito, com o aval ou confirmação do fornecedor. Deve-se ainda deixar claro se tais mudanças implicarão em alterações de custo ou não. Acredite: o que não está escrito, não existe ou está sujeito a interpretações nem sempre brilhantes.
NÃO PERCA TEMPO EM FAZER CHECK-LIST
“- Afinal tudo que é importante você não vai esquecer, não é mesmo? Perde-se muito tempo planejando e pouco solucionando os problemas ou criando novas opções.” Afirmações como essas são semelhantes a conduzir um navio sem bússola durante uma tempestade.
Você não vai só perder o rumo, vai perder o emprego e o respeito dos convidados. Um check-list equivale é o esqueleto do seu evento, sobre o qual tudo está estruturado.
NÃO É PRECISO SER RIGOROSO COM OS CRONOGRAMAS
Um evento reúne centenas de variáveis que se cruzam simultaneamente no mesmo dia. Além disso, essas atividades se sobrepõem umas as outras, ou seja, é impossível definir uma corretamente sem ter concluído a anterior. Por exemplo: se você não sabe a demanda de energia elétrica, como saberá se será necessário um gerador adicional? O não fornecimento de uma implica na segunda diretamente e assim sucessivamente como uma fileira de dominós.
Certa ocasião, estávamos finalizando uma área do nosso evento, o Showroom de Ideias. O fornecedor da sinalização aérea se atrasou e o do carpete, seguiu o cronograma, instalando a forração e finalizando assim a sua parte nesta montagem.
Quando o fornecedor atrasado chegou para incluir a instalação do banner de sinalização no teto do espaço, ao manobrar sobre o carpete a plataforma elevatória furou o revestimento, causando um prejuízo desnecessário. Seguir cronogramas é a alma de um evento bem organizado e fluído, além de essencial para saúde financeira do projeto.
SEGURANÇA É IMPORTANTE, MAS COM TANTAS COISAS MAIS IMPORTANTES, SERÁ QUE EU…
Não caía nessa tentação. A última coisa que você quer que aconteça é que seu evento não aconteça, com o perdão da redundância. Entretanto, negligenciar uma estrutura de segurança adequada ao seu evento, é colocar em risco todos os convidados. E não venha dizer que isso pode custar mais algumas centenas de reais que não serão notados por ninguém. Trata-se de vidas humanas que estarão sob sua responsabilidade. E a seriedade dessa implicação diminui nem tem nada a ver com o porte do evento.
TUDO DO QUE FOI SERÁ DE NOVO DO JEITO QUE JÁ FOI UM DIA
Lulu Santos discordou tão veementemente, que contestou esta afirmação em verso, música e prosa. Talvez ele também tenha dado uns pitacos na área de eventos. Ele deve saber que o que deu certo em um evento pode não dar certo em outro. Soluções prontas ou testadas em outros eventos trazem inicialmente maior segurança, mas existe ainda assim, uma boa margem de risco dependendo do lugar, das instalações, do público, da atração, da divulgação e de como o evento será conduzido. Cada evento é como um novo produto que precisa ser lançado. Tudo deve começar do zero.
NÃO SE PREOCUPE COM A DIVULGAÇÃO. O BOCA A BOCA FAZ O RESTO.
Contar com o imponderável pode ser um tiro no pé. Se o evento for uma feira ou um congresso, por exemplo, o plano de divulgação é um dos aspectos mais delicados a ser definido. Afinal, é o responsável pelo público que estará presente. E nesse assunto, não se deve poupar esforços. Além dos convites, da divulgação ao mailing próprio e da mídia (quando for o caso), é preciso desenvolver parcerias que atinjam de forma eficaz o público alvo e possam contribuir agregando novos convidados. Todas as iniciativas são importantes, desde e-mails, sites, redes sociais, blogs, assessoria de imprensa, telemarketing ativo, mídias especializadas, entidades do setor e parceiros, muitos parceiros! E sempre que possível convém “taguear” todas as ações para mensurar as que se mostraram mais assertivas.
NOSSO STAFF JÁ SABE O QUE DEVE SER FEITO. ELES TÊM INICIATIVA.
Desconforto é o mínimo você sente, quando é recebido com indiferença ou por uma pessoa despreparada, que a cada pergunta precisa consultar o supervisor. Treinamento do pessoal que vai trabalhar no evento não é perfumaria não. É o que vai determinar uma experiência positiva ou negativa do começo ao fim. Certa ocasião uma recepcionista resolveu dispensar um convidado ao jantar simplesmente por não ter confirmado a presença. Diga-se de passagem, o homem era um cliente importante. Nesse caso, foi possível corrigir a tempo, mas e quando você nem fica sabendo desses contratempos?
Lembre-se: um sorriso vale mais que mil palavras educadamente frias.
ESTÁ TUDO DENTRO DO BIDGET
Ao longo dos anos aprendemos que um bom evento pode ser feito também com um budget mais apertado. Mas isso demanda mais tempo e dedicação. É impressionante como certos gastos não são questionados pelo contratante. O foco passa ser a execução e o orçamento fica em segundo plano.
FIQUE TRANQUILO, NINGUÉM VAI VER ISSO
Um evento é um conjunto de situações administradas com um determinado fim e isso passa pela percepção do público visitante. Por isso tudo o que for retirado ou incluído em um evento deve ser considerado a partir do olhar dos convidados. É bom ter em conta que em eventos, percepção é realidade.
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