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Dicas infalíveis de como organizar um evento

Eventos
(Last Updated On: 27 de janeiro de 2017)

Independentemente do tamanho da sua empresa ou de qual o ramo de atividade em que ela está inserida, a importância dos eventos corporativos é sempre notória. Isso porque é através desses eventos que surge a oportunidade de dar mais visibilidade à sua marca, além de atrair potenciais clientes e possibilitar um networking de qualidade.

Assim, é fundamental saber como organizar eventos. No post de hoje, daremos  dicas infalíveis para que isso se torne possível. Continue acompanhando e confira!

1. Planeje com antecedência

Tenha isto em mente: um evento não é organizado da noite para o dia, portanto, mantenha seu calendário de atividades corporativas sempre atualizado e, se for realizar um evento, comece a planejar, pelo menos, algumas semanas antes.

É nessa etapa que você vai estabelecer prioridades na organização e conseguir se planejar quanto a prazos burocráticos, se for o caso. Além disso, você terá tempo de fazer orçamentos, analisar possibilidades e escolher o local com calma. A chance de tudo dar certo e você não se estressar desnecessariamente é consideravelmente maior.

Mas você sabe o que compõe, na prática, um bom planejamento? Entende o que deve ser incluído nele? Veja abaixo:

  • Cotações de fornecedores (conhecidos e por indicação);
  • Levantamento dos itens necessários para a realização do evento: mesas, microfones, projetores, computadores, wi-fi, etc.;
  • Pesquisa dos possíveis locais de realização do evento;
  • Definição do conteúdo programático do evento, bem como do roteiro e dos participantes necessários (interlocutores e palestrantes, por exemplo);
  • Levantamento de todos os custos que o projeto envolve;
  • Projeto de divulgação e levantamento dos meios de comunicação envolvidos e dos profissionais necessários;
  • Criação de um plano de ação flexível;
  • Seleção do material gráfico que será utilizado: convites, banners, pastas, crachás, certificados, folhetos, dentre outros;
  • Definição do tipo de cardápio que será utilizado no evento além de, claro, água e café.

Como se pode perceber, é no planejamento que deve ser feito um levantamento geral das necessidades que o evento possui e o que não pode faltar nele. Tudo deve ser anotado no papel para depois ser colocado em ação.

2. Faça orçamentos

Depois do planejamento, o orçamento é o passo mais importante. Isso porque não há possibilidade de colocar nada em prática sem, antes, ter certeza de que as contas batem com o que foi planejado. E, para que tudo saia como o esperado, não se esqueça destas dicas:

  • Faça um plano de ação flexível, ou seja, que possa ser alterado em caso de imprevistos;
  • Cuide da organização dos gastos, colocando tudo em uma planilha de planejamento financeiro;
  • Coloque as prioridades em primeiro lugar;
  • Busque os melhores preços com fornecedores confiáveis.

Percebeu como fazer orçamentos é importante para o evento? Seja realista quanto aos gastos, considere os imprevistos e pesquise sempre mais de um fornecedor, sem esquecer de pedir referências. Do buffet à empresa de brindes, tudo tem de ser escolhido à dedo, tanto em relação ao preço quanto à qualidade.

3. Esteja preparado para imprevistos

Do modo como o evento foi planejado, o que poderia dar errado? Reúna sua equipe, converse a respeito das falhas e imprevistos que poderiam acontecer e defina um plano de ação para possíveis falhas, afinal, é sempre importante ter um plano B ou a possibilidade de alterar a ordem das coisas sem trazer prejuízos para o evento.

Nesse caso, a prevenção é o melhor remédio. Tanto em relação aos custos como aos imprevistos operacionais. Confiar na sua capacidade de organizar um evento é ótimo, mas manter-se alerta, antecipar-se e estar a postos para qualquer falha é a chave para o sucesso em eventos corporativos.

4. Pense na logística e defina o local cuidadosamente

Ao escolher o espaço onde o evento será realizado, é importante ter em mente questões como: se há estacionamento para os convidados; se há necessidade de contratar banheiros extras; se há espaço o suficiente para que caiba todo o material necessário e o número de convidados; ou se há acessibilidade para pessoas com necessidades especiais.

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Pense também na locação de equipamentos e providencie bons fornecedores, para que eles estejam no local na hora combinada e em perfeitas condições.

Enfim, cada detalhe deve ser pensado ao definir o local, inclusive data, hora e previsão do tempo. Afinal, imagine planejar um evento a céu aberto justamente em uma tarde chuvosa? Inconcebível, não é verdade?

5. Preocupe-se com a divulgação

Planejar um evento impecável e, depois, ninguém aparecer no dia seria um desastre, certo? Portanto, não se esqueça de que, entre os detalhes mais importantes de como organizar um evento, está o método de divulgação.

Invista em uma divulgação que seja o mais barata, eficiente e abrangente possível. Cada dia é mais comum usar a internet para esses fins e, como ela consiste no meio de comunicação mais utilizado no mundo, é claro que você deve considerar a divulgação online.

Cogite a possibilidade de utilizar e-mails ou criar um evento em alguma rede social. O Facebook tem sido muito utilizado na divulgação de eventos de todos os tipos. Além disso, ele possui uma ferramenta de confirmação de presença que pode ser muito útil.

Você pode também analisar a viabilidade da criação de um Hotsite, que é um site criado para divulgar um evento ou um produto por um período determinado. Nesse caso, o objetivo é levar aos participantes informações como horário, local, palestrantes (se for o caso) e programação, além de despertar neles a vontade de participar.

Também não podemos esquecer de convites, folhetos, anúncios, brindes personalizados e os pontos de vendas (PDVs). O importante é que as pessoas saibam do seu evento e confirmem presença!

6. Realize a última checagem pessoalmente

De nada adianta você se preocupar com cada etapa de organização do evento, se não se preocupar em fazer uma última checagem pessoalmente.

Iluminação, ventilação, buffet, música, assentos para os convidados, áudio para os palestrantes. Tudo deve ser checado antes de o evento começar, e essa tarefa é de responsabilidade sua, por mais que você tenha dividido as atividades entre a equipe.

Isso porque a última checagem é, também, a última chance de corrigir as falhas, e ninguém melhor do que você para analisar isso.

Gostou das nossas dicas de como organizar evento? Então, aproveite e compartilhe  o post nas suas redes sociais!

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