Como criar um evento de sucesso

(Last Updated On: 18 de março de 2016)

 

Criar um evento de sucesso pode ser uma excelente estratégia para atrair a atenção do seu público-alvo, estreitar o relacionamento com parceiros e fornecedores ou, ainda, para trocar informações com outros players do mercado. No entanto, essa moeda tem dois lados. Um evento desorganizado pode, pelo contrário, manchar a reputação da sua empresa! Por isso, é muito importante ficar atento a todos os detalhes para tornar essa uma experiência realmente memorável para os seus convidados — e no bom sentido. Quer descobrir como fazer um evento? Então esse post é dedicado a você!

Confira, a seguir, os principais passos para criar um evento de sucesso!

Planejamento

É no planejamento que vamos definir todas as diretrizes do nosso evento. Em primeiro lugar, é preciso saber com clareza qual será o objetivo da ação. Atração de novos clientes? Estreitar relacionamento com fornecedores? Quem sabe agregar conhecimento? Com esta etapa concluída, podemos começar a definir o orçamento e os fornecedores. Lembre-se, no entanto, de estabelecer um bom prazo até a data do evento para que você consiga fazer uma ampla pesquisa e conseguir os melhores preços.

Entre em contato com o buffet, locadores de equipamentos de imagem e som, mobiliário, equipe de cerimonial e até mesmo com a gráfica que confeccionará os materiais de divulgação e brindes (se houver). Não se esqueça, ainda, de verificar se há algum tipo de exigência para realizar o evento onde pretende, ou se o centro de convenções obedece todos os requisitos de segurança — afinal, caso aconteça uma fiscalização, é preciso garantir que tudo esteja em ordem.

Divulgação

Se o planejamento foi feito detalhadamente e o orçamento aprovado, é chegado o momento de divulgar o seu evento. Existem diferentes ferramentas que podem te ajudar nesta tarefa e, aqui, vamos citar as principais:

E-mail Marketing

Neste tipo de estratégia, é fundamental conter um mailing segmentado, ou seja, uma lista de pessoas organizadas por perfil (clientes, fornecedores, entre outros). Além disso, capriche na qualidade do e-mail, tanto na escrita como no visual dele.

Mídias Sociais

Outro excelente veículo de divulgação de eventos são as mídias sociais, principalmente se considerarmos o potencial dos grupos e páginas.

Marketing de Conteúdo

Produzir um conteúdo de qualidade, como artigos sobre o evento no blog da empresa, também é uma boa forma para divulgá-lo.

Assessoria de Imprensa

Por fim, caso o evento seja realmente grande, vale a pena contratar uma assessoria de imprensa para buscar veiculações nos principais veículos de comunicação e nos que retratam a sua área de atuação.

Monitoramento

Até agora tudo foi muito fácil, mas é no acompanhamento do evento que todos os detalhes precisam ser checados, garantindo que estejam de acordo com o planejado. Nessa fase, é muito comum elaborarmos um check list para identificarmos se há algo faltando. Esse check list deve ser feito durante todo o processo, é claro, mas é imprescindível durante o monitoramento do evento. Você deve verificar se todos os fornecedores fizeram suas entregas, por exemplo, e se o local já está montado e organizado.

Além disso, é preciso que exista uma equipe trabalhando diretamente no evento, para atender possíveis necessidades e questionamentos dos participantes!

Pós-evento

Evento terminado e tudo ocorreu bem! Será mesmo? Não deve existir espaço para dúvidas, por isso, é fundamental que você realize uma pesquisa de satisfação e, assim, receber um feedback de todos os participantes. Envie um formulário para todos os que tiveram presentes, de preferência por e-mail marketing, e descubra quais foram as suas impressões, buscando sugestões para os próximos eventos.

Agora que você já sabe como criar um evento de sucesso, quer ficar por dentro de mais dicas e notícias? Curta a nossa página no Facebook!

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