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Como criar um evento híbrido de sucesso

(Last Updated On: 11 de abril de 2022)

A pandemia de Covid-19 alterou a realidade dos negócios e as empresas precisaram se adaptar ao distanciamento social, adotando o trabalho e encontros remotos. No entanto, com o avanço da vacinação e redução dos casos da doença, o evento híbrido se tornou uma alternativa para retomar algumas atividades como feiras e exposições. 

O relatório The Future Of Events Report, publicado em 2021, revelou que o maior desafio para esse tipo de cerimônia é criar uma experiência física e digital igualmente boa para os participantes. Embora essa seja uma barreira, é o diferencial para encantar de fato o público.

Para te ajudar, neste artigo você pode ler sobre:

  • o que é um evento híbrido?;
  • como organizar um evento híbrido?;
  • quais são os tipos de evento híbrido?

O que é um evento híbrido? 

Esse tipo de encontro  reúne características dos eventos virtuais e presenciais. Na prática, o modelo mais visto atualmente é aquele em que realização acontece presencialmente com transmissão e interações online. 

É importante ressaltar também que esse tipo de encontro só funciona com uma transmissão ao vivo e com a possibilidade de troca entre as pessoas presentes fisicamente e virtualmente. 

Dessa forma, apenas gravar uma palestra ou uma fala e depois deixá-la disponível para o público não configura um evento híbrido, mas sim uma aula ou conferência, por exemplo. 

Essa troca de experiências é muito importante pois garante a proximidade entre especialistas, entre um cliente e a sua empresa e também possibilita o networking entre todos os envolvidos. 

Como organizar um evento híbrido?

Para organizar um evento híbrido de sucesso é preciso tomar como prioridade a criação de experiências valiosas para os presentes. Ainda existem alguns desafios para esse tipo de evento, mas é possível seguir dicas como: 

 Se atente ao planejamento  

Algumas empresas caem na armadilha de planejar um evento totalmente presencial e, após todos os preparativos, apenas incluir uma transmissão ao vivo. 

Isso é um grande erro, pois é necessário um bom planejamento de ações para garantir uma transmissão de qualidade e que a experiência dos participantes remotos não seja prejudicada. 

Por fim, considere também o público-alvo que você deseja atingir e o objetivo final, que pode ser aumentar o alcance da sua empresa, treinar colaboradores e até mesmo expor e vender produtos.

Considere o conteúdo e a programação do evento 

Ao definir o público e os objetivos, saiba como encontrar o tema ideal para o evento. É importante criar uma programação com assuntos que estão em alta e que façam sentido para o seu público-alvo. 

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A partir daí é possível escolher palestrantes, organizar grupos temáticos para debates e sistematizar a programação como um todo. 

Defina o local do evento e formas de transmissão

Como o evento híbrido exige uso de uma parte presencial, a etapa seguinte é escolher o local onde será realizado. É importante optar por um espaço que comporte as pessoas e infraestrutura necessária, isso inclui a equipe técnica como cinegrafistas e técnicos de som e também os equipamentos, como câmeras, microfones e cabos. 

 Faça uma boa divulgação 

Para que o evento seja realmente um sucesso, é preciso saber como fazer a divulgação, não é mesmo? 

Por isso, além de conhecer bem o público que participará do evento, é importante se atentar aos canais de comunicação que serão utilizados e criar estratégias para tornar a divulgação convidativa. 

Quais são os tipos de evento híbrido?  

De modo geral é possível organizar atividades culturais e empresariais a partir desse modelo. Os principais tipos de eventos corporativos são: 

  • palestras;
  • cursos;
  • seminários;
  • congressos;
  • feiras;
  • shows musicais;
  • apresentações de teatro. 

Para além do tipo de evento, é possível incluir algumas metodologias como: 

Conexão com participantes remotos 

Nesse tipo de evento híbrido é possível convidar participantes virtuais a enviarem vídeos, áudios e mensagens através da plataforma de transmissão ao vivo, fomentando a interação e networking. 

Conexão com palestrante remoto

Nessa configuração, os palestrantes e demais convidados podem realizar suas contribuições de forma remota, utilizando aplicativos de videoconferência. 

 Multi Hub Meeting 

Um tipo mais complexo e ainda pouco explorado no mercado, o conceito multi hub meeting diz respeito a um evento principal com múltiplos locais conectados a ele, por meio de uma transmissão ao vivo. Isso possibilita uma maior abrangência de participantes de diferentes locais. 

Para que esse modelo funcione, é necessário ter uma infraestrutura robusta e um bom planejamento, já que conta com níveis de interação diferentes.

Por fim, se você ainda não tem uma grande experiência em organização de eventos, é possível recorrer a especialistas para te ajudar a encantar  o público.

Por isso, confira os quatro melhores serviços para eventos  para torná-los um sucesso. 

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