Quem olha de fora pode achar que é fácil a organização de eventos, seja corporativo ou não, mas somente quem já sentiu na pele a experiência de fazer tudo sozinho sabe das dificuldades encontradas. Um dos motivos mais apontados para não contratar uma empresa especializada é a falta de dinheiro, mas será que realmente vale a pena colocar tudo a perder por querer economizar?
Pensando nisso, reunimos aqui tudo que você precisa saber na hora de decidir entre terceirizar a organização ou fazer internamente. Confira!
Objetivo
Os eventos corporativos são usados para atingir um objetivo, como relacionamento com clientes, prospecção, fortalecimento da marca ou entrosamento de equipes. Eles visam proporcionar boas experiências para os participantes, ou seja, impactar de maneira positiva a vida dos convidados.
Remanejar internamente colaboradores para cuidar dessa tarefa pode diminuir consideravelmente o desempenho da equipe. Muitas vezes as consequências dessa decisão saem mais caras do que contratar uma empresa especializada, além de não entregar o mesmo resultado.
Planejamento
O sucesso de um evento começa com um bom planejamento. Para isso é necessário o auxílio de um especialista que consiga traduzir a necessidade da empresa, além de contar com a expertise, criatividade e profissionais capacitados a fim de evitar atrasos e cumprir as metas traçadas.
Criar um cronograma, montar a lista de convidados, cuidar da divulgação, desenvolver um convite que transmita a proposta do evento, acompanhar a lista de confirmados, fazer orçamentos, acompanhar a montagem do espaço — entre diversas outras atividades que antecedem o evento — demandam muito tempo e conhecimento na área para que nada saia errado.
Decoração
A decoração é uma parte muito subestimada, mas ela é o primeiro contato do público com o evento. Cuidar minuciosamente de cada detalhe é essencial para proporcionar um momento inesquecível aos convidados e palestrantes. É importante caprichar na identidade visual e ter sempre em mente que uma imagem bem construída é capaz de transmitir mais confiança e credibilidade, facilitando o relacionamento com os clientes.
Contar com um profissional que domine a psicologia das cores pode garantir ainda mais sucesso, pois o ambiente tem que estar harmônico com o objetivo do evento. Caso contrário, pode tirar a atenção dos visitantes ou passar uma ideia negativa. O mesmo acontece com a iluminação.
Fornecedores
Um evento envolve a contratação de muitos serviços: buffet, iluminação, decoração, música, recepção, limpeza, entre outros. É importante ter empresas parceiras de confiança que sejam capazes de realizar o serviço no prazo combinado e de forma eficiente. Qualquer falha pode comprometer toda a organização.
As empresas especializadas em organização de eventos contam com uma cartela de fornecedores de confiança, garantindo que mesmo que ocorra algum imprevisto, eles terão condições de fazer as substituições necessárias para atender à demanda sem causar transtornos.
Outro ponto que merece muita atenção é a escolha dos brindes, pois é por meio desses produtos que você vai permitir que seus convidados levem um pouco do seu evento para o cotidiano dos convidados. É importante que os brindes remetam à sua marca de forma criativa e personalizada.
Como pudemos ver ao longo da leitura, se sua empresa não tiver um setor especializado em organização de eventos, o melhor é deixar nas mãos de quem entende do assunto para garantir que tudo saia como planejado.
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