A montagem de eventos não é uma tarefa fácil, mas pode se tornar mais simples e fluida se realizada de forma estratégica, com processos muito bem desenhados. Por isso, elaboramos o conteúdo a seguir para ajudar você na organização dos acontecimentos da sua empresa.
Se o objetivo for impressionar os convidados de um evento, será preciso fazer um trabalho impecável, que não deixe nenhuma ponta solta. Pensando nisso, listamos 9 dicas para você seguir e garantir que todos os workshops, palestras, seminários, festas, shows e acontecimentos em geral do seu negócio sejam um sucesso daqui para frente.
Ficou curioso? Então, continue a leitura!
1. Desenvolva o planejamento
Independentemente de qual seja o tipo de evento que foi proposto para o calendário anual da sua empresa, é necessário planejá-lo com muita antecedência. Uma boa prática a ser seguida é definir, ainda no começo do ano, quais serão as ações desenvolvidas nos próximos 12 meses.
Esclareça quais são os eventos pertinentes para o negócio, em quais datas eles vão ocorrer e o orçamento disponível para a execução de cada um. Quando o dia estiver se aproximando, comece a realizar o planejamento estratégico. Sempre desenvolva o trabalho com o mínimo de dois meses de antecedência — mas não se esqueça de que esse período varia de acordo com o tamanho do evento.
2. Faça o checklist com todas as etapas
Para que você não se perca na montagem de eventos, faça um checklist com todas as etapas pelas quais deve passar. Não deixe de anotar nenhuma dessas fases, desde o agendamento das reuniões com os fornecedores até o acompanhamento da decoração da estrutura. A organização é uma forte aliada para que nada saia do controle tanto no desenvolvimento quanto na execução do seu trabalho. Se precisar, no dia do evento utilize uma agenda com os horários predefinidos em que as ações devem ser executadas.
3. Realize a supervisão das etapas do evento
Planejar as etapas não será suficiente para garantir o sucesso da solenidade: é preciso cuidar também da supervisão de cada um dos trabalhos. Ter um olhar criterioso e cuidadoso nessa atividade é fundamental. Prepare-se para ser aquele profissional que fica com a prancheta e um meio de comunicação em mãos, mantendo contato com os colaboradores e orquestrando cada movimento que será dado. Isso pode até parecer exagero, mas alguém precisa manter o controle total daquilo que está acontecendo.
4. Escolha fornecedores de confiança
Contar com pessoas, empresas e fornecedores de confiança é primordial para garantir a qualidade do evento que oferecerá aos convidados da empresa. Se você não conhece os profissionais necessários para tanto, solicite indicações a seus conhecidos, amigos e até familiares. Outra dica é pesquisar sobre os trabalhos desenvolvidos por aquele possível parceiro anteriormente. Para não ter uma ingrata surpresa no meio do processo, peça também referências.
5. Invista em um local incrível
A escolha do lugar pode ser um fator determinante para quem pretende ir ao evento. Se o espaço for uma chácara afastada da cidade e de difícil acesso, por exemplo, muitas pessoas vão desistir de comparecer — e com razão.
Portanto, o local deve ser de fácil acesso ao público, ter uma boa área para estacionamento, estar próximo de pontos de transporte coletivo e, por último, oferecer segurança e conforto. Pode parecer um tanto quanto óbvio, mas vale a pena lembrar que o espaço também precisa ser compatível com a quantidade de pessoas convidadas para o evento.
Se o espaço for selecionado com sabedoria, esse pode até se tornar um ponto positivo que impulsionará a divulgação do evento. Em geral, os melhores lugares são os mais disputados, portanto a escolha do local é um dos primeiros passos do planejamento, justamente para que dê tempo de conseguir uma boa opção.
6. Capriche na divulgação
Já que citamos a divulgação no tópico acima, nada mais justo do que detalharmos esse assunto tão importante. Afinal, as pessoas só comparecerão ao evento se souberem de sua existência. A divulgação deve ser muito bem-feita, principalmente se o evento for aberto a pessoas de fora da empresa. Para que isso aconteça, conte com uma equipe de profissionais de comunicação e marketing.
Deve haver divulgação até mesmo quando planejamos algo interno. Não deixe seus funcionários se esquecerem: crie um evento no Facebook, mande lembretes por e-mail e faça um grupo no WhatsApp — enfim, insista para que compareçam.
7. Pense no seu público-alvo
Todos os detalhes devem ser pensados para agradar a seu público-alvo. Cada tipo de público requer uma modalidade de evento, por isso sempre tenha em mente para quem você vai promovê-lo na hora de fazer o planejamento. Se o público for composto (em sua maioria) por pessoas de alto poder aquisitivo com mais de 50 anos, por exemplo, não será apropriado tocar música eletrônica e servir mini-hambúrgueres como jantar. Caso isso aconteça, seu evento pode se tornar um grande fracasso.
8. Conte com uma equipe para auxiliá-lo
Você não precisa planejar e organizar um evento sozinho. Aliás, vale destacar que é quase impossível encabeçar uma responsabilidade tão grande sozinho e ser bem-sucedido. A melhor forma de lidar com todos as tarefas do evento é montar um grupo e dividi-las para cada uma das pessoas, assim ninguém fica sobrecarregado. Trabalhar em equipe se torna mais interessante e produtivo, pois as atividades são distribuídas de acordo com as aptidões individuais.
9. Garanta a segurança dos convidados
Por menor que o evento seja, não se esqueça: a segurança vem sempre em primeiro lugar. As pessoas que você convidou e são de confiança provavelmente não causarão problemas, mas algum penetra mal-intencionado sempre pode aparecer. Imprevistos acontecem! Para evitar constrangimentos, contrate seguranças que monitorarem a entrada e o comportamento das pessoas dentro do evento. A presença desses profissionais também deixará os convidados mais à vontade, pois eles vão saber que estão protegidos.
Como você pode ver, a montagem de eventos de sucesso envolve uma série de etapas e detalhes que não podem ser negligenciados. Por isso, o planejamento é fundamental, assim como contar com a colaboração de parceiros de confiança para garantir que todos os seus convidados fiquem com a melhor impressão possível.
Gostou deste post e quer saber mais sobre como montar eventos corporativos? Então, que tal descobrir se é melhor terceirizar a organização de eventos ou prepará-los internamente? Boa leitura e até a próxima!
