Montagem de eventos: confira 4 dicas para ele ser um sucesso

Brindes

A montagem de eventos não é uma tarefa fácil, mas pode se tornar mais simples e mais fluida se realizada de forma estratégica e com processos muito bem desenhados. Por isso, elaboramos este artigo para ajudar você na organização dos acontecimentos da sua empresa.

Para impressionar os convidados de um evento, você precisa fazer um trabalho impecável e que não deixe nenhuma ponta solta. E para que isso aconteça, listamos 4 dicas para você seguir e garantir que, daqui pra frente, todos os workshops, palestras, seminários, festas, shows e acontecimentos em geral do seu negócio sejam um sucesso. Veja!

1. Desenvolva o planejamento

Independentemente de qual seja o tipo de evento que foi proposto para o calendário anual da sua empresa, ele precisa ser planejado.

Uma boa prática a seguir é definir no começo do ano quais serão as ações desenvolvidas nos próximos 12 meses. Deixe muito claros quais são as datas, os eventos pertinentes para a empresa e o orçamento disponível para a execução.

Quando o acontecimento estiver se aproximando comece a realizar o planejamento estratégico. Sempre desenvolva o trabalho com no mínimo 2 meses de antecedência, não se esqueça que esse período varia muito em relação ao tamanho do evento.

2. Faça o checklist com todas as etapas

Para que você não se perca na montagem de eventos, faça um checklist com todas as etapas pelas quais você deve passar. Não deixe de anotar nenhuma, desde o agendamento de reuniões com fornecedores até o acompanhamento da decoração da estrutura.

A organização é sua forte aliada para que nada saia do controle, tanto no desenvolvimento, quanto na execução do seu trabalho. Se precisar, no dia do evento, utilize uma agenda com horários pré-definidos em que as ações devem ser executadas.

3. Realize a supervisão das etapas do evento

Só planejar as etapas não será suficiente para garantir o sucesso do momento, se você não realizar também, a supervisão de cada um dos trabalhos. O olhar criterioso e cuidadoso nessa atividade é fundamental.

Prepare-se para ser aquele profissional que fica com a prancheta e um meio de comunicação nas mãos para manter contato com os colaboradores e orquestrar cada movimento que será dado. Pode parecer exagero, mas alguém tem que ter o controle total do que está acontecendo.

4. Escolha fornecedores de confiança

Contar com pessoas, empresas e fornecedores de confiança é primordial para garantir a qualidade do evento que você oferecerá para os convidados da empresa. Se você não conhece os profissionais necessários para a execução do acontecimento, solicite indicação para os seus conhecidos, amigos e até familiares.

Outra dica é pesquisar os trabalhos desenvolvidos por aquele possível parceiro anteriormente e, ainda, pedir referências para não ter uma ingrata surpresa no meio do processo.

Como você pode ver, a organização de um evento de sucesso envolve uma série de etapas e detalhes que não podem ser negligenciados, por isso, o planejamento é fundamental, assim como, contar com a colaboração de parceiros de confiança para garantir que todos os seus convidados fiquem com a melhor impressão possível do acontecimento.

Essas são algumas dicas para você realizar a montagem de eventos com excelência, agora que você já teve contato com elas, saiba onde encontrar diversos serviços para deixar o seu evento corporativo ainda mais impressionante.

 

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