Planejar o orçamento de eventos é um passo muito importante para quem trabalha como produtor e, por isso, deve ser uma das primeiras ações da organização. É ele quem vai nortear os gastos com a produção, indicando quanto dinheiro você tem disponível para investir em fornecedores, equipamento, local e em todas as outras demandas que a produção apresenta.
Sabendo disso, você precisa aprender como fazer esse planejamento da maneira correta, de modo que todos os gastos estejam detalhados e que a produção não saia no prejuízo. Se você não sabe como, confira abaixo nove dicas fundamentais para não errar quando estiver planejando o orçamento de seu evento!
Faça um projeto de seu evento
Ao iniciar a organização de um evento, é comum o pessoal da produção se encontrar em uma reunião de planejamento para definir pontos importantes. Dessa reunião deve surgir um projeto, detalhando os objetivos, o público-alvo, programação prevista e formas de divulgação.
A partir desses dados, é possível calcular uma previsão do orçamento. Para tanto, basta anotar todos os custos atrelados (aluguel de equipamentos e buffet, por exemplo) e fazer uma estimativa de gastos a partir do budget disponível. Tente criar estimativas flexíveis, apontando um valor mínimo e máximo para cada item da lista.
Organize os gastos previstos de maneira clara
Para facilitar sua vida enquanto organizador de eventos, tenha todas as informações do orçamento anotadas da maneira mais organizada possível. Assim, você não perderá tempo procurando o valor cobrado pela empresa X ou Y nem confundirá os preços coletados e previstos.
Uma dica é fazer o orçamento em formato de tabela e dividir os gastos por áreas, como alimentação, segurança, decoração, equipamentos etc. Seguindo esse conselho, você garante uma melhor organização visual.
Pesquise todas as opções que o mercado oferece
Quando estiver em busca de um fornecedor para seu evento, não abra mão de fazer uma pesquisa de mercado detalhada. Dessa forma, você tem a possibilidade de conhecer as diversas opções de empresas que trabalham no ramo em sua cidade. Não se esqueça de solicitar os orçamentos de cada uma delas para comparar e escolher o que mais se adéqua à situação.
Além de comparar os orçamentos, lembre-se de comparar a qualidade dos serviços oferecidos, pois é fundamental escolher os melhores fornecedores possíveis para garantir o sucesso de um evento.
Comece a organização pelas prioridades
Para garantir que as questões mais importantes sejam solucionadas, comece sua organização por elas e deixe os gastos menos cruciais para o final. Assim, você evita gastos supérfluos e não deixa nenhuma prioridade pendente em sua checklist.
Essa é uma atitude esperta porque nem sempre você conseguirá respeitar o orçamento previsto. Então, se você gastar um pouco a mais com o buffet, por exemplo, pode tentar economizar na decoração, que seria uma pendência de segundo plano. Em contrapartida, caso sobre dinheiro, você pode investir em tecnologia de última geração ou em brindes personalizados de luxo para seu público.
Evite refeições em que todos estejam sentados
Nos eventos em que é necessário servir refeições, é preferível evitar os menus tradicionais, onde é necessário contar com um maior número de mesas, cadeiras e garçons disponíveis. O ideal é permitir que os convidados se misturem uns com os outros e se mantenham engajados em suas conversas durante mais tempo.
Para obter esse resultado, uma boa solução é optar por um buffet estilo self-service, incluindo finger food no cardápio, para que os convidados possam servir-se de pé, utilizando pratos pequenos. Outra opção econômica é liberar o open bar durante apenas um período do evento, com opções de bebidas reduzidas para cerveja, vinho, refrigerantes, sucos e água.
Monitore seu orçamento de eventos
Seja bastante cuidadoso ao monitorar as despesas efetuadas por cada membro da sua equipe. Antes de iniciar qualquer ação, defina as diretrizes para utilização da verba do evento e deixe-as bastante claras para todos os envolvidos. Estabeleça que cada aquisição deve passar por sua aprovação antes de ser realizada.
Solicite, ainda, que os membros da equipe entreguem um relatório de cada compra ou contratação efetuada e mantenha sobre elas um controle crítico, para que todas as despesas sejam mantidas dentro do orçamento estipulado.
Reutilize sempre que possível
Sabendo que existem eventos que são frequentes em buffets, como festas de 15 anos ou cerimônias de casamento, é possível se organizar para reutilizar parte da decoração de festas anteriores.
Alguns itens que podem ser facilmente repetidos e que servem para qualquer ocasião são porta-guardanapos e tecidos. Também é possível guardar alguma decoração específica de um tema para ser integrada a um evento futuro de tema idêntico ou semelhante.
Procure apoiadores e patrocinadores
Um patrocínio costuma ser essencial em eventos corporativos de larga escala. Os apoiadores são igualmente importantes nesses eventos. Apesar de eles não ajudarem financeiramente, eles podem oferecer serviços da sua área para os convidados ou presenteá-los com brindes.
Em troca, ofereça visibilidade para suas marcas. Considere a exposição do seu logo no local do evento, impressa nos convites, nas redes sociais ou por meio de e-mail marketing. Também é de bom tom agradecê-los formalmente antes da apresentação de algum palestrante.
Planeje o evento em datas menos concorridas
É possível reduzir muito os custos se for possível planejar o evento para datas fora da alta temporada. As tarifas de reservas para acomodação costumam ser mais baratas em dias de semana, em cidades turísticas, e em finais de semana, no caso de cidades voltadas para negócios.
Para aplicar essa estratégia é importante que as datas marcadas sejam convenientes para os convidados e que não prejudiquem o planejamento do evento. Com tudo certo, você será capaz de conseguir uma boa economia apenas com essa flexibilidade de agenda.
Neste post conhecemos algumas boas práticas que ajudam a se manter sempre dentro do seu orçamento de eventos sem precisar ter medo de estourá-lo. Bastam apenas alguns cuidados adicionais com o monitoramento das despesas, o material adquirido, o que servir no buffet e você será capaz de planejar um evento deslumbrante sem gastar muito.
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