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Os erros mais comuns no planejamento de eventos: como evitá-los?

Eventos

Elaborar um bom planejamento de eventos é fundamental para promover sua empresa no mercado. Saiba que qualquer erro em um projeto desse tipo pode ser fatal e causar uma série de prejuízos. Por isso, tenha bastante atenção para criar estratégias que ajudem a ampliar o networking e a atrair o público de maneira efetiva. 

O melhor caminho, nesse caso, envolve se preparar com bastante antecedência. Quanto maior for o tempo de pesquisas, melhor será o resultado prático. Todo esse cuidado costuma saltar aos olhos dos participantes e ajuda a equipe a resolver imprevistos sem abalar o cronograma. 

Quer saber mais? Vamos mostrar os erros mais comuns no planejamento de eventos e como evitá-los. Acompanhe!    

Falta de planejamento

Por mais que o conteúdo disponibilizado seja interessante, sem um planejamento adequado, dificilmente seu evento tem chances de ser bem-sucedido. Trabalhar no escuro e apagando incêndios compromete a experiência do público e passa uma sensação de descaso, justamente quando a intenção é impressionar.

Dessa forma, tenha tudo planejado com disciplina para garantir os melhores resultados. Ao avaliar o que deve ser feito com antecedência, todas as etapas dos preparativos se tornam muito mais simples, já que você ganha tempo para tomar decisões com tranquilidade e aumentar o número de participantes.

Divulgação inadequada 

Hoje em dia, com tanta concorrência no mercado segmentado, errar na divulgação é deixar seu evento praticamente invisível. Ou seja, sem um planejamento de marketing direcionado de forma certeira ao público-alvo, dificilmente sua empresa consegue alcançar os objetivos traçados inicialmente com a ação.

O grande segredo está em conhecer bem o perfil dos potenciais participantes. Assim, se torna mais simples identificar em qual ferramenta apostar na hora de despertar curiosidade sobre o tema abordado. De modo geral, as redes sociais são o ponto-chave para alcançar muita gente. Estude bem a proposta com a intenção de criar uma boa linguagem e aproveitar todas as facilidades da mídias digitais. 

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Ignorar o pós-evento 

Pouca gente sabe, mas o evento não termina quando as luzes se apagam. Depois disso, ainda tem trabalho a ser feito. Muitas vezes, por pura falta de atualização sobre o mercado, o organizador erra feio ao abandonar o relacionamento com o público. Sem alimentar o processo de engajamento, o efeito causado pelo conteúdo apresentado acada sendo esquecido.  

Por esse motivo, nada de fazer o planejamento só até a despedida dos convidados. Inclua também medidas de abordagem a longo prazo, como pesquisas de satisfação, brindes diferenciados, descontos em próximas atividades, material complementar e fotos. Esse tipo de ação não costuma exigir muitos esforços durante o cronograma, mas quando traçada de maneira eficiente traz resultados muito significativos.     

Gastar além da conta 

Monitorar os gastos com o evento representa grande parte do seu sucesso. Tratar o orçamento sem sua devida importância prejudica a imagem da empresa por impedir a contratação de serviços de qualidade. 

Por exemplo, quando o organizador se concentra em trazer palestrantes internacionais e não calcula bem esse investimento, setores essenciais, como segurança e alimentação tendem a ser prejudicados. Em uma situação como essa, a melhor dica é  consultar todos os preços antes de fechar negócio e ter noção exata do valor que pode ser direcionado em cada etapa.

Logo, esse controle permite se concentrar no que é mais importante. Tenha uma planilha financeira específica para anotar qualquer tipo de custo inesperado. Além de facilitar o trabalho, ainda permite avaliar gastos fora do previsto e ter um melhor direcionamento nos próximos eventos.   

Agora você já conhece os principais erros no planejamento de eventos e sabe como evitá-los. Ao se preparar adequadamente, sua empresa só tem a ganhar. Afinal de contas, a cada nova conexão com os participantes, um universo de possibilidades se abre rapidamente.  

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