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Qual o papel de uma assessoria de eventos?

Eventos
(Last Updated On: 5 de junho de 2020)
Organizar um evento de qualidade não é uma tarefa simples, mas não é preciso se desesperar! Para facilitar o seu trabalho, é possível contar com o auxílio de uma assessoria de eventos, empresa especializada na área e preparada para lidar com cada etapa do processo de produção.

Contratar uma assessoria é uma maneira eficiente de garantir profissionalismo na produção de seu evento, poupando tempo de trabalho de sua equipe, que não precisará dedicar esforços a essa tarefa e poderá seguir com as suas atividades normais na empresa.

Se você tem interesse em contratar esse serviço, mas não sabe como funciona uma assessoria de eventos, confira neste post!

QUAIS SÃO OS TIPOS DE EVENTOS QUE PRECISAM DE UMA ASSESSORIA?

Diversas empresas realizam eventos, tanto para seus colaboradores quanto para clientes e fornecedores. Normalmente, há um calendário com todas as datas, possibilitando que os eventos sejam organizados com o máximo de profissionalismo e agilidade.

Entram nesta categoria as convenções de vendas — onde se juntam todos os vendedores, discutem-se os resultados e premiam-se os melhores —, os encontros de fornecedores — que visam melhorar a comunicação entre as partes —, feiras — geralmente com foco no consumidor e em possíveis parceiros — e eventos internos — tais como festas, comemorações e cerimônias.

Assim, pode-se perceber que há uma infinidade de situações em que a presença de uma assessoria de eventos é necessária. Além de agilizar e tornar mais prática a produção, ainda há o benefício de poupar seus colaboradores, que podem continuar a focar em seus trabalhos.

Se ainda está em dúvida, confira abaixo toda a ajuda que um serviço desses pode fornecer à sua empresa.

EM QUAIS ETAPAS DA PRODUÇÃO UMA ASSESSORIA DE EVENTOS PODE SER ÚTIL?

Para quem não atua na área, pode parecer simples organizar um evento, mas a realidade é bem diferente. Há diversas etapas dentro da produção de um evento, que afetam diretamente o resultado deste e não podem ser esquecidas.

1. PLANEJAMENTO

O papel da assessoria tem início na pré-produção, quando são feitas as reuniões de planejamento para o evento em questão. Essa etapa é de extrema importância, pois envolve a definição de diversos itens, como objetivos, público-alvo, possíveis atrações e orçamento.

É o planejamento que vai nortear o trabalho da assessoria, que ficará responsável por fazer o evento acontecer sem nada fugir do combinado, o que é uma garantia de que tudo sairá conforme você espera.

Sem o planejamento, o evento tem grandes chances de não ocorrer, ou ainda de ser mal organizado. Assim, planejar é o primeiro passo para realizar um grande evento.

2. DIVULGAÇÃO

A assessoria de eventos, geralmente, conta com uma equipe preparada para fazer toda a divulgação, desde a produção de material gráfico até o contato direto com as pessoas, sempre tendo em vista o seu público-alvo.

Levando em conta que a divulgação é um dos passos essenciais para o sucesso do evento — já que é a partir dela que o seu público será estimulado a participar —, é muito importante deixá-la nas mãos de profissionais que sabem como fazê-la da maneira mais eficiente possível.

Lembre-se que não adianta fazer uma grande festa se não há convidados para celebrarem.

3. CONTROLE DO ORÇAMENTO

Para produzir um evento, é necessário investir dinheiro contratando fornecedores, alugando equipamentos e decorando o espaço. Em meio a tudo isso, alguém deve ficar responsável por controlar as finanças para que o saldo não seja negativo ao fim da organização.

Essa é mais uma tarefa que pode ser designada à assessoria de eventos, que ainda cuidará da emissão de relatórios detalhados sobre os custos da produção para que tudo seja realizado com o máximo de transparência.

Além disso, esses profissionais têm mais noção dos preços praticados no mercado, possibilitando que sua empresa economize no que for possível, e invista somente no necessário.

4. CONTRATAÇÃO DE FORNECEDORES

As assessorias trabalham diariamente com a produção de eventos e, por isso, lidam com os mais diversos fornecedores. Isso é vantajoso para você, porque os assessores saberão indicar os mais adequados para atender às suas necessidades; e tudo sem deixar de lado a qualidade dos serviços e o seu orçamento.

Além disso, como assessorias de eventos trabalham frequentemente com esses fornecedores, muitas vezes elas estabelecem parcerias, obtendo alguns descontos que você não conseguiria se estivesse organizando tudo por conta própria.

Com isso, é possível perceber os benefícios de ter esse auxílio na hora de organizar seu evento.

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5. GERENCIAMENTO DE PROBLEMAS

Por menor que seja o seu evento, a produção pode envolver desafios e problemas difíceis de solucionar. Algumas situações comuns são as falhas com o equipamento, tanto antes quanto durante a realização, ou a falta de um convidado, que pode deixar a programação comprometida.

A melhor maneira de lidar com esses problemas é ter uma assessoria de eventos à sua disposição. Afinal, uma das suas funções é solucionar quaisquer imprevistos sem comprometer a imagem da sua empresa perante o público.

QUAIS SÃO AS VANTAGENS DE TRABALHAR COM UMA ASSESSORIA DE EVENTOS?

Se uma assessoria parece para você apenas um gasto a mais, saiba que, na verdade, ela pode garantir a qualidade do seu evento, além de fazer com que você poupe tempo e dinheiro. É isso mesmo, uma ajuda especializada pode significar uma boa economia! Como? Vamos explicar tudo a seguir!

PRÉ-PRODUÇÃO: O PLANEJAMENTO É MAIS RÁPIDO E EFICIENTE

Procurar locais de realização, parcerias e fornecedores, você mesmo é capaz de fazer. Mas, imagine quanto tempo você gastaria pesquisando diferentes empresas, fazendo orçamentos e buscando referências. Uma assessoria especializada já fez essa pesquisa e está constantemente aprimorando seu catálogo de profissionais.

Ao produzir um evento sem auxílio profissional, você se arriscará trabalhando pela primeira vez com um fornecedor, enquanto uma assessoria de eventos experiente já conhecerá os profissionais mais qualificados. Além disso, o assessor saberá quem oferece o melhor custo-benefício, o que significa segurança e economia para a sua empresa!

Um assessor que já saiba com quem trabalhar poupará um tempo enorme em sua pré-produção e, ao resolver com agilidade as questões mais básicas, possibilitará que você e sua equipe se dediquem, por exemplo, à estratégia promocional de seu evento. Além disso, um assessor auxiliará muito a sua empresa na hora de pensar no evento. Durante a reunião de planejamento, ele poderá dar ideias, sugerir datas e locais. Estes podem ser fatores determinantes para o sucesso da organização.

PRODUÇÃO EXECUTIVA: NA HORA DO APERTO, A EXPERIÊNCIA FAZ A DIFERENÇA

Coordenar uma equipe não é fácil. Cada profissional tem um temperamento e uma forma de trabalhar, além de qualidades e dificuldades próprias. Como engajar todos os seus colaboradoresno projeto? Há algumas formas de fazer isso, mas todas só se efetivam por meio de muita conversa, calma e experiência.

Sim, a experiência na produção faz com que o assessor de eventos consiga cumprir a difícil missão de lidar com pessoas. Ela também é a maior aliada que um profissional pode ter quando as coisas saem do controle. Sempre fazemos de tudo para que nada saia do planejado, mas na hora da execução efetiva do projeto, sabemos que imprevistos acontecem.

Nesses momentos, ter uma assessoria é um alívio, já que um assessor de eventos saberá lidar com situações adversas com mais facilidade, entendendo bem as tarefas de todos os colaboradores envolvidos. Com esse conhecimento, se torna mais fácil dialogar, cobrar ou ajudar as pessoas.

Por fim, você sabe em que outro momento o assessor fará toda a diferença? Depois do evento, quando você já estiver exausto. Contar com uma assessoria de evento em uma desmontagem fará com que você nunca mais queira trabalhar de outra forma.

PÓS-PRODUÇÃO: UMA ASSESSORIA PERMITE COLOCAR TUDO EM ORDEM

Depois de todo o trabalho para executar a produção de seu evento, resta ainda uma etapa bastante complexa do trabalho. O processo da pós-produção é bem burocrático, por vezes lento e meticuloso. Isso porque é nessa fase que ocorrem as prestações de contas e a produção de relatórios.

Ao trabalhar com uma assessoria de eventos, você saberá que está tudo em ordem. O profissional vai lidar com uma equipe qualificada, que tenha todos os documentos necessários e possa, por exemplo, fornecer notas fiscais de acordo com o serviço prestado — quem já teve que fazer uma prestação de contas sabe como o controle fiscal é complexo.

A pós-produção de um evento não tem nada de simples e uma ajuda especializada permitirá que essa etapa do trabalho seja realizada de maneira mais eficaz. Também nessa fase, contar com uma assessoria para resolver as questões mais fundamentais permitirá que você assuma tarefas muitas vezes preteridas, como o agradecimento ao seu público, seus convidados e aos responsáveis pelas atrações.

Uma boa iniciativa neste momento é dedicar esse tempo para, por exemplo, presentear seus parceiros com brindes exclusivos. Além de demonstrar gentileza, esta é uma ótima maneira de estreitar seu relacionamento com cada um deles.

COMO ESCOLHER UMA BOA ASSESSORIA DE EVENTOS?

Com todo o conhecimento adquirido por meio desta leitura, você provavelmente está se questionando sobre como conseguir todos esses serviços. Pois bem, o processo pode ser mais simples do que imagina. Há diversas empresas no mercado especializadas no serviço de assessoria de eventos. Ainda assim, na hora de procurar, verifique o profissionalismo e a experiência de cada fornecedor.

Uma boa opção é checar os trabalhos realizados anteriormente, assim como buscar por avaliações de outros clientes na internet. Geralmente, é possível encontrar esses dados de forma simples, e isso dá mais segurança para escolher o parceiro ideal.

Depois de saber tudo isso, qual sua opinião sobre uma assessoria de eventos? Talvez você mesmo possa cuidar de toda a produção sem um assessor, mas trabalhar com especialistas trará mais profissionalismo, visibilidade e qualidade a tudo o que sua empresa fizer. E nós sabemos que é isso que você e seus clientes querem, não é?

Agora que está sabendo tudo sobre assessoria de eventos, o próximo passo é curtir a página do Free Shop no Facebook. Assim, você receberá diversos conteúdos como este, com as melhores informações sobre o mercado de eventos, brindes e materiais de PDV.

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