[Atualizado] Fique por dentro da logística de eventos

(Last Updated On: 21 de setembro de 2018)

A logística de eventos envolve muitas tarefas que vão desde soluções simples até as decisões mais complexas. Porém, cada detalhe do trabalho é importantíssimo para garantir o sucesso desejado pela organização. O principal diferencial está em oferecer todo aparato necessário dentro de um planejamento eficiente.

Saiba que existe um pacote de serviços que precisa ser avaliado cuidadosamente na hora de atender as expectativas dos participantes. Por isso, o trabalho começa exatamente no momento em que você faz contato com o primeiro fornecedor e só termina depois do último pagamento.

Quer saber mais sobre o assunto? Vamos mostrar uma série de dicas essenciais para criar um processo certeiro de logística. Acompanhe:

Escolha um espaço adequado

O primeiro passo para garantir um trabalho de logística otimizado é escolher o local perfeito para a realização do evento. A partir disso, fica muito mais fácil planejar as outras etapas e, até mesmo, contratar os serviços necessários. Mas não pense que basta encontrar um ambiente que acomode todos os participantes e já passar para a próxima fase.

Um dos principais segredos está em montar o planejamento de acordo com o espaço contratado. Por exemplo, uma entrada com diferentes acessos possibilita que as entregas sejam realizadas de forma simultânea. Com isso, todo o sistema de adaptação deve ser feito conforme a proposta da atividade e a estrutura disponibilizada. Veja outros pontos que devem ser monitorados durante a definição do local:

  • número de banheiros;
  • acessibilidade a cadeirantes;
  • localização;
  • recepção;
  • móveis e decoração;
  • transporte para os presentes;
  • espaço para buffet;
  • acomodação necessária para desenvolver as atividades planejadas;
  • equipamentos eletrônicos.

Pense nas opções de hospedagem

Caso a sua empresa seja responsável pelas reservas de hospedagem e os traslados de deslocamento dos participantes do evento, escolha a opção com melhor custo-benefício. O objetivo é garantir a proximidade com o local e oferecer uma experiência personalizada conforme a proposta do plano de ação.

Ainda que o negócio não ofereça esse tipo de apoio, você pode fazer uma pesquisa para identificar os principais hotéis na região como forma de otimizar o tempo. Afinal, estressar-se em um trajeto complicado e cansativo reduz o engajamento do público com o conteúdo apresentado.

Ofereça estrutura de entretenimento

De acordo com a proposta do evento, o entretenimento se transforma em uma parte muito importante do cronograma. Sendo assim, investir em uma estrutura completa se torna indispensável. O melhor caminho, nesse caso, é montar um checklist detalhado para não deixar de lado nenhum item importante.

Visite o local com antecedência e, com a programação em mãos, destaque tudo o que precisa ser disponibilizado. A maioria dos espaços coloca um funcionário responsável pela montagem à disposição dos organizadores com a intenção de facilitar todo o processo.

Lembre-se de que esses elementos precisam de uma grande movimentação para garantir o funcionamento no horário necessário. Existe toda uma movimentação de diversos fornecedores e prestadores de serviços que precisam ser contratados, coordenados e controlados pela logística. Abaixo, conheça alguns dos principais itens relacionados à programação de entretenimento:

  • disponibilidade do Wi-Fi;
  • equipamentos eletrônicos;
  • telões;
  • projetores;
  • equipamentos de som;
  • geradores;
  • tendas;
  • tomadas acessíveis;
  • microfones.

Pesquise os brindes com antecedência

Brindes, como bolsas, canecas, sacolas ecológicas, chaveiros de boa qualidade e personalizados, requerem uma boa logística para aquisição, recebimento e distribuição durante o evento. A escolha do objeto deve ser feita de acordo com o perfil do público e o objetivo geral da organização.

O mais importante é começar as pesquisas com bastante antecedência para fechar negócio com o melhor preço. Tenha em mente que nem sempre o serviço mais caro oferece um bom retorno. Assim, torna-se essencial procurar uma empresa com credibilidade no mercado que tenha um sistema rápido de trabalho.

Monte um cronograma de divulgação

logística de divulgação do seu evento também é um ponto-chave. Planeje todas as mídias e espaços físicos com uma estratégia segmentada. O grande diferencial está em considerar os impactos dos custos na verba do evento e estabelecer um cronograma racional de realização.

Por exemplo: se o plano exige a distribuição de convites impressos e outdoors, é preciso planejar o conteúdo do design, escolher o formato, as cores e as demais características, negociar com o fornecedor e receber o material. Tudo isso costuma levar bastante tempo sem perder o foco no processo de distribuição.

Se você demorar a definir qualquer detalhe, os prazos podem ser perdidos e comprometer o resultado final da ação. Também é indispensável ressaltar que o processo de conversão dos participantes, muitas vezes, leva algum tempo. Nem todo mundo finaliza a inscrição de imediato.

Hoje em dia, uma pesquisa online se mostra como o primeiro passo na hora de participar de qualquer tipo de evento. Fique por dentro dos canais de divulgação para agilizar o procedimento:

  • conteúdo impresso, como jornais e revistas;
  • redes sociais;
  • televisão e rádio;
  • intranet;
  • outros eventos do segmento;
  • e-mail marketing.

Priorize fornecedores experientes

Para manter um sistema organizado durante o evento, contar com fornecedores experientes na área é fundamental. Caso aconteça algum imprevisto, certamente, os profissionais estarão aptos a resolver os problemas de maneira rápida sem causar atrasos ao cronograma.

Fique de olho nos contratos para garantir o cumprimento dos horários e serviços de qualidade com foco em agregar valor sem deixar o conforto de lado. O papel das empresas terceirizadas está diretamente relacionado ao sucesso de todas as etapas da atividade. A dica, aqui, é fazer sempre algumas cotações de orçamentos antes de tomar uma decisão.

Com isso, você ganha mais opções para buscar diferenciais em cada tipo de prestador de serviço. Resguardar a empresa contrante se transforma em sua principal função. Verifique se existe alguma alternativa, caso surjam imprevistos na confecção do produto ou no processo de entrega.

Pronto! Agora, você já sabe como montar um esquema eficiente de logística de eventos. Para realizar um trabalho de sucesso, que agrade à direção da empresa e ao público-alvo, pense em formas de inovar e surpreender positivamente. Siga a trilha deste post e considere os principais aspectos. O fundamental é evitar erros que podem comprometer o resultado final e prejudicar a imagem da organização.

Gostou das informações deste artigo? Então, leia também um material completo sobre como bombar seu evento nas redes sociais.

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